Control de inventarios: cuándo Excel ya no alcanza y qué sigue

Los métodos de control de inventarios se dividen en dos familias: los de valuación (PEPS y costo promedio), que dicen cuánto vale el inventario, y los de control físico (máximos y mínimos, punto de reorden, clasificación ABC y conteo cíclico), que dicen cuánto pedir, qué vigilar y cuándo contar. Una pyme necesita uno de valuación y casi todos los de control.

PEPS (primeras entradas, primeras salidas, FIFO en inglés) asume que lo primero que entró es lo primero que sale; el costo promedio reparte el costo de las compras entre las piezas en existencia. Para efectos fiscales, la Ley del ISR reconoce PEPS, costo identificado, costo promedio y detallista; cuál usar lo decide tu contador. Aparte está la decisión operativa: con caducidades o lotes, el almacén surte en orden PEPS aunque la contabilidad valúe con costo promedio.

El punto de reorden es la existencia en la que hay que pedir para que la mercancía llegue antes de agotarse, y se calcula como demanda diaria promedio por tiempo de entrega en días, más el inventario de seguridad. Si vendes 40 piezas al día, el proveedor tarda 7 días y guardas 220 de seguridad, el punto de reorden es 40 × 7 + 220 = 500 piezas.

El inventario de seguridad cubre los días de más venta y los proveedores que se atrasan. Sin estadística, se calcula como el escenario malo menos el normal: con una venta máxima de 50 piezas al día y un peor caso de 10 días de entrega, 500 menos 280 da 220 piezas.

Máximos y mínimos pone el cálculo a trabajar: el mínimo es el punto de reorden y el máximo, el nivel hasta el que se llena. Cuando la existencia más lo ya pedido baja del mínimo, se pide hasta el máximo, igual que en las reglas de reabastecimiento de Odoo.

La clasificación ABC ordena los productos por el valor que mueven en un año (consumo anual por costo unitario) y los separa en tres grupos: A, los pocos que concentran la mayor parte del valor; B, los intermedios; y C, la mayoría, que pesa poco. Sirve para repartir la atención: los A se cuentan y se revisan más seguido.

La regla práctica es la de Pareto: cerca del 20% de los productos explica alrededor del 80% del valor, aunque tu proporción puede ser otra. Se ordena la lista por valor anual, se acumula el porcentaje y se corta en 80% (A) y 95% (B); el resto es C. En mantenimiento y manufactura, marca además como A las refacciones baratas que detienen una línea si faltan.

El conteo cíclico consiste en contar cada día o cada semana un grupo pequeño de productos o ubicaciones, de forma que a lo largo del año todo se cuenta varias veces sin cerrar el almacén. El inventario físico anual cuenta todo de una vez, normalmente al cierre del ejercicio, con la operación detenida uno o varios días.

La diferencia de fondo es lo que se aprende. En el inventario anual la diferencia aparece meses después, cuando nadie recuerda qué pasó; en el cíclico aparece a los pocos días, se encuentra la causa y se corrige el proceso. Así lo tratan los sistemas de almacén: Microsoft Dynamics 365 crea conteos por plan o por umbral y manda las diferencias a revisión antes de ajustar.

Con los 2,000 productos del ejemplo anterior, contar los A cada mes, los B cada trimestre y los C dos veces al año da unos 670 conteos al mes: cerca de 30 por día hábil, tarea acotada para una persona con un celular.

Para llevar el control de inventarios en Excel hay que separar el catálogo de los movimientos: una hoja con un renglón por producto, otra con un renglón por cada entrada, salida o ajuste, y una tercera que calcula la existencia sumando movimientos. El error más común es escribir la existencia a mano, porque así se pierde quién movió qué y cuándo.

Si en Movimientos la clave va en la columna B y la cantidad con signo en la D (salidas en negativo), la existencia en la hoja Existencias es =SUMAR.SI(Movimientos!B:B,A2,Movimientos!D:D). Con el mínimo en C2, =SI(B2<=C2,"PEDIR","") marca lo que bajó del mínimo, y filtrar esa columna te da la lista de compras del día. Una tabla dinámica sobre Movimientos te da el consumo por mes que necesitas para el punto de reorden.

Excel para inventarios funciona mientras una sola persona captura, hay un solo almacén y no hay lotes ni caducidades. Si es tu caso, no gastes en software todavía.

Excel ya no alcanza cuando el inventario lo mueven varias personas, varios canales o varios almacenes al mismo tiempo, porque una hoja no impide vender lo que no hay ni registra quién hizo cada cambio. Si reconoces tres o más de estas siete señales, seguir en Excel ya te cuesta más que un sistema.

Hay tres caminos cuando Excel se queda corto: el módulo de inventarios del ERP o punto de venta que ya pagas, un software de inventarios comercial o un sistema a la medida alrededor de lo que ya tienes. Para la mayoría de las pymes el primer paso correcto es el módulo que ya existe; lo a la medida se justifica cuando el proceso es particular o hay que unir sistemas que no se hablan.

Muchas pymes facturan con CONTPAQi, Aspel, Microsip, Bind ERP o Alegra, o usan Odoo o SAP Business One, y la mayoría incluye funciones de inventarios. Antes de comprar otros programas para inventarios, revisa si el problema real es que las salidas no se capturan. Si estás eligiendo ERP, lee la guía de ERP para pymes en México.

Lo a la medida sirve para una app de conteo con celular, un portal de existencias para tus distribuidores o una integración que descuenta en el ERP lo vendido en línea. No reemplazamos tu ERP: construimos alrededor de él, con herramientas desde $69,900 MXN y sistemas desde $149,900 MXN, más IVA, y precio cerrado por fase.

Un buen sistema de control de inventarios registra cada movimiento con fecha, usuario y documento, calcula la existencia por almacén y ubicación sin capturas a mano, y avisa cuando algo baja del mínimo. Lo demás depende de tu operación, pero esas tres cosas no son negociables.

Al evaluar un software de inventarios, pide la demostración con tu caso más difícil: caja que se vende en pieza, traspaso, devolución parcial. Si además necesitas ubicaciones, rutas de surtido y tareas por persona, lo que buscas es un WMS: lee qué es un WMS y cuándo lo necesitas.

Las diferencias de inventario vienen de cuatro fuentes: movimientos que ocurrieron y no se registraron, errores de captura o de unidad (una caja registrada como pieza), mermas y daños sin reportar, y robo. Las dos primeras son las más fáciles de corregir, porque dependen del proceso y no de la vigilancia.

El avance se mide con la exactitud de inventario: el porcentaje de ubicaciones contadas cuya existencia física coincide con la del sistema. Si cuentas 200 y cuadran 188, la exactitud es 94%; mide la misma cifra cada mes y vigila la tendencia.

Registrar la causa de cada ajuste convierte el conteo en información: si la mayoría de las diferencias son «salida sin vale», el problema está en el mostrador. Para un distribuidor la exactitud también vende: el comprador vuelve con quien confirma existencias sin errores, y ahí empieza el marketing para distribuidores industriales.