Cobranza por WhatsApp: recordatorios de pago que sí se cobran

Meta permite enviar recordatorios de pago por WhatsApp a clientes que dieron su consentimiento, siempre con plantillas aprobadas cuando es la empresa la que inicia la conversación. Un recordatorio sin promoción entra en la categoría de utilidad, la más barata; si le agregas una oferta, como «paga hoy y te damos 5% de descuento», Meta lo trata como marketing, que cuesta varias veces más.

Las reglas son cuatro. Consentimiento: el cliente acepta recibir mensajes de tu empresa, con su nombre claro; basta un renglón en la solicitud de crédito. Plantilla: todo mensaje que inicia la empresa necesita un texto aprobado. Ventana de 24 horas: cuando el cliente contesta, puedes responderle libremente durante 24 horas. Categoría: la utilidad es específica para el usuario y sin intención promocional.

Todo esto aplica a la API oficial, que además exige un método de pago registrado en la cuenta. La app gratuita no usa plantillas ni cobra por mensaje, pero se envía uno por uno, y automatizarla con programas no oficiales pone el número en riesgo de suspensión.

Un recordatorio de pago enviado por la API de WhatsApp cuesta en México alrededor de US$0.0085, unos 15 centavos de peso, porque es una plantilla de utilidad; Meta no cambió esa tarifa para México en su actualización del 1 de octubre de 2026. Una empresa que manda 600 recordatorios al mes paga unos 90 pesos en tarifas de Meta, más la plataforma o el sistema que los envía.

Desde esa fecha Meta cobra también las respuestas dentro de la ventana de 24 horas, pero los primeros 1,000 mensajes de servicio por número al mes son gratis, y en cobranza casi nunca se llega a ese tope. Lo que sí pesa es el tiempo de quien escribe cada aviso a mano.

Un calendario de cobranza que funciona tiene cinco recordatorios: 3 días antes del vencimiento, el día del vencimiento, y a los 3, 10 y 30 días de vencida la factura. Los dos primeros son avisos de servicio, los dos siguientes piden una fecha de pago y el último llega con la llamada de una persona que puede acordar.

El calendario se aplica igual a todos los clientes, no sólo a los «difíciles». Las variables ({{1}}, {{2}}) se llenan solas con nombre, folio, monto, fecha y forma de pago; los textos son ejemplos para adaptar y mandar a aprobación como utilidad.

El tono de un recordatorio de pago debe ser el de un aviso de servicio: claro, breve, con los datos completos y una salida fácil para quien ya pagó o tiene un problema con la factura. Las consecuencias sólo se mencionan si están en el contrato y de verdad las aplicas, como pausar el crédito o cobrar los intereses moratorios pactados.

En México, la Profeco regula en su Acuerdo A/002/2015 la cobranza de las «entidades comerciales», las sociedades que otorgan crédito al público de manera habitual, y de sus despachos: contacto sólo entre las 7:00 y las 22:00 horas del lugar del cliente, sin amenazas, sin escribir a terceros que no son aval y sin exhibir la deuda. La CONDUSEF aplica reglas parecidas a bancos y financieras y recibe quejas en su REDECO.

Entre empresas esas reglas pueden no aplicarte de forma directa, pero son una buena vara de medir. Esto no es asesoría legal: revisa tu caso con tu abogado.

Un recordatorio de pago se paga más rápido cuando trae todo para pagar sin preguntar: folio de la factura CFDI, monto, vencimiento, el PDF y el XML, y un enlace de pago o los datos de SPEI con una referencia que identifique la factura. Cada dato que falta se convierte en una pregunta y en días de atraso.

La clave es la conciliación: saber quién pagó para dejar de recordarle. Con SPEI, la referencia numérica o una CLABE distinta por cliente, que ofrecen algunos bancos y proveedores de pagos, relaciona el depósito con la factura; con un enlace de pago (Mercado Pago, Stripe, Clip, Conekta), el proveedor avisa cuando el cargo se aprueba. Si la factura es PPD, al cobrarla se emite el CFDI con complemento de pago; los plazos y casos, revísalos con tu contador.

Hay tres formas de cobrar por WhatsApp: la app gratuita de WhatsApp Business, que alcanza para unas decenas de facturas al mes; una herramienta comercial que envía plantillas desde una lista; y un sistema o software de cobranza conectado a tu facturación y a tu banco, que concilia los pagos y detiene los avisos solo. La elección depende del volumen y de cuánto cuesta hoy conciliar a mano.

Antes de comprar algo, revisa tu ERP: CONTPAQi, Aspel, Microsip, Alegra, Bind ERP u Odoo ya llevan cuentas por cobrar y antigüedad de saldos, como vemos en ERP para pymes en México, pero casi nunca envían plantillas por la API de WhatsApp ni las detienen cuando el cliente paga. Con la app basta una respuesta rápida /recordatorio y etiquetas como «por cobrar», como explicamos en mensajes automáticos de WhatsApp Business.

Con más volumen, un agente de IA para WhatsApp envía los avisos y contesta dudas sobre el saldo (plan Completo, con integración a tu ERP: 34,900 pesos más 8,900 al mes, más IVA). Para conciliación bancaria y reglas por cliente, una herramienta de software a la medida empieza en 69,900 pesos más IVA. Ninguna reemplaza tu ERP.

Los dos indicadores básicos de cuentas por cobrar son el DSO, o días promedio de cobro, y el porcentaje de cartera vencida. El DSO se calcula dividiendo las cuentas por cobrar al cierre entre las ventas a crédito del periodo y multiplicando por los días del periodo; la cartera vencida es el saldo vencido entre la cartera total, por cien.

Ejemplo: con 1,200,000 pesos por cobrar y 2,700,000 vendidos a crédito en el trimestre, el DSO es de 40 días; con plazos de 30, cobras 10 días tarde en promedio. Si 300,000 están vencidos, la cartera vencida es del 25%. Míralos cada mes en un tablero de dirección.

Para empezar a cobrar por WhatsApp en dos semanas hacen falta cinco pasos: consentimiento en el alta de cliente, celulares correctos, las cinco plantillas aprobadas, la lista de facturas conectada al envío y el DSO medido antes y después. La parte técnica es la más corta; lo lento es tener números correctos y un responsable.